Urząd Miasta i Gminy w Skaryszewie Biuletyn Informacji Publicznej

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dn. 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U.z 2015r. poz. 1515), w związku zart. 2 ust.1 pkt. 1 oraz art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2014r., poz. 1114 ) oraz §39 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011r. Nr 14, poz. 67 z póź. zm.) zarządzam co następuje:

§1

Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie Miasta i Gminy w Skaryszewie jest system tradycyjny, tj. system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

§2

1. System tradycyjny wspomagany jest przy pomocy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w ramach projektu „Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa”.

2. System oparty jest o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i jest zgodny z instrukcją kancelaryjną oraz służy do rejestracji, ewidencji oraz obiegu korespondencji przychodzące ji wychodzącej, zakładania i prowadzenia rejestrów.

3. Zasady obiegu korespondencji w systemie tradycyjnym i w EZD wUrzędzie Miasta i Gminy w Skaryszewie zawarte są w załączniku nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

§3

Wykonywanie Zarządzenia powierza się wszystkim pracownikom Urzędu zgodnie z ich kompetencjami.

§4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Miasta i Gminy

/-/ Ireneusz Kumięga

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 113 /2015 Burmistrza Miasta i Gminy w Skaryszewie z dn. 29.12.2015r.

Zasady obiegu korespondencji w Urzędzie Miasta i Gminy w Skaryszewie

§1

Postanowienia ogólne

1. Ilekroć w niniejszych zasadach jest mowa o:

1) Urzędzie, należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy Skaryszew,

2) Burmistrzu, należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Skaryszew,

3) Sekretarzu, należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta i Gminy Skaryszew,

4) Kancelarii, należy przez to rozumieć wyodrębnione stanowisko w Referacie Organizacyjno - Społecznym, realizujące zadania z zakresu obsługi kancelaryjnej,

5) Sekretariacie, wyodrębnione stanowisko w Referacie Organizacyjno – Społecznym, realizujące zadania z zakresu obsługi kancelaryjnej w ramach zastępstwa Kancelarii.

2. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie jest system tradycyjny, tj. system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych.

3. System tradycyjny wspomagany jest przy pomocy systemu elektronicznego – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD).

4. System EZD wykorzystywany jest głównie do rejestracji i obiegu dokumentów wpływających drogą elektroniczną podpisanych podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym ePUAP.

5. Korespondencję kierowaną do Urzędu przyjmuje i sortuje Kancelaria w uzasadnionych przypadkach Sekretariat .

6. Klient ma prawo złożyć korespondencję w Kancelarii lub Sekretariacie.

7. Przyjmując pisma Kancelaria wykonuje następujące czynności:

1) otwiera korespondencję z zastrzeżeniem ustępu 2 załącznika nr 1 do Zasad obiegu korespondencji w UMiG w Skaryszewie,

2) sprawdza czy pismo nie zostało mylnie skierowane. W przypadku pisma mylnie skierowanego pracownik Kancelarii pismem przewodnim, podpisanym przez Burmistrza lub Sekretarza, przekazuje pismo do właściwego podmiotu,

3) sprawdza liczbę załączników zgodnie z ich liczbą wyszczególnioną w piśmie.W przypadku braku załączników lub otrzymania samych załączników bez pisma przewodniego Kancelaria odnotowuje to na danym piśmie lub załączniku.

8. Kancelaria przyjętą i posortowaną korespondencję rejestruje i skanuje w systemie elektronicznym, z zastrzeżeniem ustępu 1 załącznika nr 1 do Zasad obiegu korespondencji w UMiG w Skaryszewie. W przypadku, o którym mowa w w/w przepisie, Kancelaria rejestruje tylko koperty i przekazuje do właściwych Referatów/osób.

9. Skanowaniu podlegają załączniki do pism za wyjątkiem dokumentów określonych w załączniku nr 2 do Zasad obiegu korespondencji w UMiG w Skaryszewie.

10. Korespondencję adresowaną do Burmistrza bądź do Urzędu, Kancelaria po zarejestrowaniu skanuje i przekazuje do dekretacji Burmistrzowi lub Sekretarzowi.

11. Korespondencję w sprawach należących do zadań realizowanych przez gminne samorządowe jednostki organizacyjne Kancelaria rejestruje, skanuje i przekazuje do właściwych jednostek organizacyjnych.

§2

Dekretacja

1. Dekretacja odbywa się na oryginałach dokumentów oraz w systemie EZD.

2. Korespondencję kierowaną imiennie pracownik Kancelarii przekazuje do dekretacji Burmistrzowi lub Sekretarzowi .

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się, aby korespondencję w zakresie właściwości merytorycznej Referatu, Kancelaria przekazywała bezpośrednio do danego Referatu oraz do wiadomości w EZD, właściwego merytorycznie Kierownika Referatu.

4. Burmistrz, a przypadku nieobecności w pracy, Sekretarz dekretuje pisma zgodnie z właściwością na poszczególne Referaty, a kierownicy Referatów na pracowników.

5. Burmistrz lub Sekretarz może wskazać, które dokumenty pracownik Kancelarii może przekazać bezpośrednio do wybranego pracownika do dekretacji, w przypadku nieobecności Kierownika Referatu.

6. Burmistrz lub Sekretarz może wskazać, które dokumenty pracownik Kancelarii może przekazać bezpośrednio (tzn. bez dekretacji) do właściwych Referatów Urzędu.

7. Osoba uprawniona do dokonywania dekretacji pism, może posługiwać się skrótami nazw Referatów Urzędu.

8. Referat / osoba wymieniona w dekretacji jako pierwsza otrzymuje oryginał pisma do realizacji (pełni rolę Referatu / osoby wiodącej), pozostałe Referaty/osoby otrzymują skan pisma w EZD.

9. Odpowiedzi na zadekretowane pisma przygotowują pracownicy zatrudnieni we właściwych Referatach, zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie Instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011r. Nr 14 poz. 67) oraz Kodeksem postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. z 2013r. poz.267 z późn. zm.).

§3

Funkcjonowanie obiegu korespondencji wewnętrznej

1. Obieg korespondencji między Referatami Urzędu odbywa się za pośrednictwem uprawnionych osób z tych Referatów w formie tradycyjnej i przy wsparciu systemem EZD.

§4

Wysyłanie pism i dokumentów na zewnątrz

1. Wszelka korespondencja przeznaczona do wysyłki do podmiotów zewnętrznych odbywa się za pośrednictwem Kancelarii, a w uzasadnionych przypadkach za pośrednictwem Sekretariatu .

2. Pismo skierowane do instytucji zewnętrznej lub osoby prywatnej przekazuje się w zamkniętej i zaadresowanej kopercie do Kancelarii.

Burmistrz Miasta i Gminy

/-/ Ireneusz Kumięga

Załącznik nr 1 do Zasad obiegu korespondencji w UMiG w Skaryszewie

1. W systemie elektronicznym nie są rejestrowane następujące dokumenty:

1) upoważnienia i pełnomocnictwa Burmistrza,

2) zarządzenia Burmistrza,

3) dokumenty stanowiące informację niejawną,

4) dokumenty kadrowe,

5) zaproszenia, życzenia i inne o podobnym charakterze,

6) publikacje (gazety, czasopisma),

7) oferty szkoleniowe,

8) wnioski o zwrot podatku akcyzowego,

9) wnioski o wydanie dowodu osobistego,

10) deklaracje na odpady komunalne,

11) przesyłki mające nieczytelną treść,

12) pisma bez nadawcy.

2. Wykaz przesyłek nie otwieranych a wpisywanych do systemu (skanowane tylko koperty)

1) oferty przetargowe i rekrutacyjne,

2) przesyłki z zastrzeżeniem przekazania „do rąk własnych” , z adnotacją „tajemnica skarbowa”,

3) przesyłki sądowe kierowane do USC,

4) przesyłki kierowane do Rady Miejskiej,

5) przesyłki imienne,

6) przesyłki wartościowe, które przekazuje się osobie lub komórce organizacyjnej, za pokwitowaniem, chyba że ustalenie adresata jest możliwe jedynie po otwarciu przesyłki,

7) przesyłki kierowane do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,

8) oświadczenia majątkowe.

Załącznik nr 2 do Zasad obiegu korespondencji w UMiG w Skaryszewie

1. Wykaz dokumentów i załączników, które nie podlegają w całości rejestrowaniu i skanowaniu w EZD

1) wnioski o ustalenie warunków zabudowy,

2) dokumenty dotyczące podziałów nieruchomości,

3) projekty budowlane, techniczne,

4) dokumenty o formacie większym niż A4,

5) dokumenty, których skanowanie jest utrudnione bądź niemożliwe,

6) załączniki powyżej 10 stron formatu A4.

Burmistrz Miasta i Gminy

/-/ Ireneusz Kumięga